ERP คืออะไร?

ภาพที่ 1 ระบบ ERP

             ในยุคที่มีการแข่งขันทางธุรกิจที่สูงขึ้น เจ้าของธุรกิจหลายรายต้องดิ้นรนเพื่อสร้างความแตกต่างให้กับสินค้าและผลิตภัณฑ์ของตน ตลอดจนการสร้างคุณค่าและลดต้นทุนการผลิต การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้เพื่อช่วยบริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กรให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ถือเป็นสิ่งที่บริษัทหลายบริษัทให้ความสำคัญด้วยเช่นกัน หนึ่งในเทคโนโลยีที่สำคัญนั่นก็คือ ระบบบริหารทรัพยากรองค์กร หรือ ERP

ERP (Enterprise Resource Pending)

                ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning ถ้าแปลตรงตัวคือ การวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม หรืออีกนัยหนึ่งก็คือ การบริหารเพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์อย่างสูงสุดของทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร

                ระบบ ERP เป็นระบบสารสนเทศ ที่องค์กรสามารถนำแนวคิดและวิธีการบริหารของ ERP มาทำให้เกิดเป็นระบบเชิงปฏิบัติในองค์กร กล่าวคือ ระบบ ERP เป็นระบบสารสนเทศในองค์กรที่สามารถบูรณาการ (Integrate) รวมงานหลัก (Core Business Process) ต่าง ๆในบริษัททั้งหมด ได้แก่ การจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคลเข้าด้วยกันเป็นระบบที่สัมพันธ์กันและสามารถเชื่อมโยง ณ เวลานั้นทันที (Real Time)

บทบาทของ ERP

                สภาพธุรกิจที่มีขนาดใหญ่และมีการขยายตัวอย่างต่อเนื่อง เป็นผลทำสร้างมูลค่าให้กับลูกค้า ของแผนกต่างๆที่เกี่ยวข้อง ยาวและซับซ้อนขึ้น และเมื่อความเชื่อมโยงของกิจกรรมให้เกิดการเชื่อมโยงของกิจกรรมต่างๆขยายใหญ่และซับซ้อนขึ้น ถ้าไม่มีระบบข้อมูลในการจัดการที่ดี โอกาสที่จะเกิดปัญหาในการรับรู้สภาพการเชื่อมโยงของกิจกรรมย่อมทำได้ยาก และผลที่ตามมาคือ ข้อมูลมากแต่ไม่รู้ว่าข้อมูลอันไหนที่เป็นประโยชน์ในการตัดสินใจที่จะลงทุนและบริหารทรัพยากรให้มีประสิทธิภาพได้ ดังนั้น ERP ก็คือเครื่องมือที่นำมาใช้ในการบริหารธุรกิจเพื่อแก้ปัญหาต่างๆ ในเชิงบริหารที่เกิดขึ้นดังกล่าวอีกทั้งจะช่วยให้สามารถวางแผนการลงทุนและบริหารทรัพยากรขององค์กรโดยรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ประโยชน์ในการนำ ERP มาใช้

                - เกิดการปฏิรูปการทำงาน

                - การเพิ่มประสิทธิภาพและความเหมาะสมให้กับกระบวนการทางธุรกิจ
                - การทำให้การบริหารงานได้รวดเร็ว ไวต่อเหตุการณ์
                - การลดลงของค่าใช้จ่ายโดยรวมขององค์กร
                - เกิดการปฏิรูปการบริหารธุรกิจ 

                - ความสามารถในการรับรู้สภาพการณ์โดยรวมของการบริหารได้แบบเรียลไทม์
                - ความสามารถในการปรับเปลี่ยนเพื่อให้องค์กรโดยรวมมีประสิทธิภาพสูงสุด
                - ความสามารถในการตัดสินใจได้รวดเร็วทันต่อเหตุการณ์

                - เกิดการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององค์กร
                - การเป็นตัวเองและความกระตือรือร้นของพนักงาน
                - การใช้ความสามารถของพนักงานให้เกิดผลสำเร็จ
                - การใช้ความคิดสร้างสรรค์ของพนักงานในการบริหารองค์กรให้เกิดผลสำเร็จ

ความจำเป็นที่ต้องนำระบบ ERP มาใช้ในปัจจุบัน

• การขาดการประสานรวมกันของระบบงาน 

              ระบบข้อมูลสารสนเทศที่มีมาแต่เดิมนั้นได้  ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อให้สามารถแก้ปัญหาในแต่ละ หน่วยงานแยกกันไปโดยมุ่งเน้นให้มีการประหยัดพลังงานการใช้เครื่องจักรแทนคนและการทำให้เป็นอัตโนมัติให้มากที่สุดผลที่ตามมาก็คือระบบข้อมูลสารสนเทศที่สร้างขึ้นมาจะแตกต่างกันไปตามแผนกต่างๆและเป็นเอกเทศต่อกันทำให้เกิดความล่าช้าของการไหลหรือการเชื่อมต่อของข้อมูลระหว่างระบบงานที่ต่างกันซึ่งจะเป็นอุปสรรคทำให้ไม่สามารถสร้างระบบงานที่รวดเร็วได้

• การขาดความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันของข้อมูล       

                เนื่องจากมีการกระจัดกระจายของข้อมูลอยู่ตามแผนกต่างๆและมีระบบข้อมูลสารสนเทศแยกตามแผนกต่างๆกันทำให้เกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูล และการที่จะให้แผนกต่างๆใช้ข้อมูลร่วมกันนั้นเป็นไปได้ยาก  ทำให้เป็นอุปสรรคกีดขวางการทำงานประสานร่วมกันระหว่างแผนก  และทำให้การที่แต่ละแผนกจะใช้ความสามารถของตนเองช่วยกันแก้ปัญหาและบริหารงานอย่างสร้างสรรค์นั้นไม่สามารถเกิดขึ้นได้

• การขาดความรวดเร็วในการตอบสนอง     

                ระบบข้อมูลที่ผ่านมานั้นข้อมูลที่เกิดขึ้นในแต่ละแผนกนั้นจะถูกประมวลผลแบบBatch  processing เป็นช่วงๆ เช่น เดือนละครั้ง ฯลฯ ทำให้ข้อมูลของแต่ละแผนกนั้นกว่าจะถูกนำไปใช้ในองค์กรโดยรวมเกิดความล่าช้า ดังนั้นการบริหารที่สามารถวิเคราะห์ข้อมูลสดได้ ณ เวลานั้น   (real time) เพื่อการตัดสินใจได้ทันท่วงที (timely decision) เป็นไปไม่ได้และเกิดขึ้นยากได้

• การขาดความสามารถด้าน globalization     

                ระบบข้อมูลสารสนเทศที่ผ่านมานั้น ถูกสร้างขึ้นมาใช้เฉพาะงาน ไม่สามารถรองรับการทำธุรกิจแบบข้ามชาติ และไม่สามารถทำให้กระบวนการทางธุรกิจ เป็นแบบ global ได้  ดังนั้นการใช้ข้อมูลข้ามประเทศเพื่อร่วมงานกันจึงเกิดขึ้นยากผลก็คือ ทำให้การตัดสินใจที่ทันเหตุการณ์ บนพื้นฐานของสภาพความจริงปัจจุบันของการดำเนินการแบบglobalไม่สามารถทำได้

• ความไม่ยืดหยุ่นของระบบข้อมูลสารสนเทศ      

                ระบบข้อมูลสารสนเทศเดิมส่วนใหญ่จะพัฒนากันขึ้นมาเอง ระบบจึงประกอบด้วยโปรแกรมที่มีขนาดใหญ่ ขาดความยืดหยุ่นในการแก้ไขเพิ่มเติมและดูแลระบบ จึงเป็นการยากต่อการปรับปรุงเพื่อให้สามารถรับมือกับการบริหารเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วได้

ความเป็นผู้นำ และบทบาทของผู้บริหารต่อการนำ ERP มาใช้

                ความสัมพันธ์ที่บอกถึงสาเหตุที่ทำให้ความเป็นผู้นำของผู้บริหารเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้คือ

                การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของสภาวะแวดล้อมการบริหาร   สภาวะแวดล้อมการบริหารในปัจจุบันนั้นเปลี่ยนแปลงรวดเร็วมาก เนื่องจากเป็นยุคของการเปิดสู่โลกกว้าง การเข้ายุคการแข่งขันอย่างรุนแรง และยุคที่การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องปกติ

                การเสริมความแกร่งด้านการแข่งขันโดยการปฏิรูปองค์กร การเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมการบริหารดังกล่าว ทำให้การปฏิรูปองค์กรเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้จึงทำให้มีความจำเป็นต้องปฏิรูปการทำงาน ปฏิรูปการบริหาร และปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององค์กรด้วย

                การสร้างรากฐานของการปฏิรูปองค์กรโดยใช้ระบบ ERP เพื่อที่จะสามารถปฏิรูปองค์กรให้ได้รวดเร็ว ทันต่อสภาพแวดล้อมการบริหารที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว จำเป็นต้องปฏิรูประบบเทคโนโลยีสารสนเทศขององค์กร โดยการนำระบบ  ERP มา ใช้เป็นรากฐานของระบบข้อมูลสารสนเทศขององค์กร

                ความเป็นผู้นำของผู้บริหาร  การนำ ERP มาใช้ ไม่ได้หมายถึงเพียงแค่การสร้างระบบข้อมูลสารสนเทศใหม่เท่านั้นแต่เป็นการนำเครื่องจักรขับเคลื่อนการปฏิรูปองค์กรเข้ามาใช้  และการที่จะปฏิรูปองค์กรนั้นคนที่สามารถผลักดันได้ก็มีเพียงแต่ผู้บริหารเท่านั้น    ดังนั้นในการนำ ERP มาใช้ ความเป็นผู้นำของผู้บริหารจึงเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้

ประเด็นปัญหาการนำ ERP มาใช้

• การปฏิรูปจิตสำนึกอย่างทั่วถึงและเต็มที่นั้นทำได้ยาก

การปฏิรูปจิตนึกให้ทุกคนรู้ว่ามีความจำเป็นต้องปฏิรูปองค์กรนั้นเป็นเรื่องที่ยากยิ่งโดยมีสาเหตุมาจาก

                - การเลิกยึดติดกับประสบการณ์ความสำเร็จในอดีตนั้นทำได้ยาก  ผู้บริหารจัดการและคนทำงานจำนวนมากในปัจจุบันมักยึดติดอยู่กับประสบการณ์ความสำเร็จในอดีตจนส่งผลทำให้เกิดการปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงและเป็นอุปสรรคต่อการปฏิรูปองค์กร ในขณะที่การปฏิรูปองค์กรโดยการนำ  ERP มาใช้จำเป็นต้องปฏิรูปสถานภาพปัจจุบันจึงจะบรรลุเป้าหมายได้ดั้งนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องเลิกการยึดติดกับประสบการณ์ความสำเร็จในอดีต

                - การพัฒนาให้มีจิตสำนึกที่ แข่งขันได้ในระดับโลก  ควรต้องพิจารณาว่ากระบวนการทางธุรกิจที่ใช้ในอดีตนั้น สามารถที่จะแข่งได้ในระดับโลกจริงหรือไม่ ถ้ากระบวนการแบบเดิมไม่สามารถที่จะแข่งขันได้อีกต่อไป ก็จะต้องทำการปฏิรูป   หรือไม่ก็กำจัดออกไป  ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนจิตสำนึกกันอย่างจริงจัง

                - ทำลายสิ่งที่ปิดกั้นข้อมูล การนำ  ERP  มาใช้  จำเป็นต้องทำการบูรณาการระบบงานข้ามแผนกข้ามฝ่ายเข้าด้วยกันภายใต้ฐานข้อมูลร่วมกันจึงส่งผลให้การเปิดเผยและใช้ข้อมูลร่วมกันข้ามแผนกข้ามฝ่ายเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องรวดเร็วขึ้นหากบุคลากรยังขาดจิตสำนึกในการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององค์กรโดยเก็บข้อมูลเอาไว้ภายในแผนกหรือองค์กรเท่านั้นผลที่ตามคือมีการแบ่งแยกข้อมูลเป็นสองส่วนคือข้อมูลภายใน และข้อมูลภายนอกอย่างชัดเจนทำให้การใช้ข้อมูลร่วมกันและโปร่งใสข้ามแผนกหรือองค์กรนั้นเป็นไปได้ยากมาก

• การทำให้ผู้บริหารเข้าใจ ERP  นั้นค่อนข้างทำได้ยาก

                เป็นสิ่งสำคัญมากที่ผู้บริหารจะต้องเข้าใจว่า การนำ ERP มาใช้นั้นจะทำให้สามารถปฏิรูปองค์กรได้อย่างไรบ้าง และผู้บริหารต้องเป็นแกนนำในการนำ ERP  มาใช้แต่ว่าการทำให้ผู้บริหารเข้า ERP  นั้นค่อนข้างทำได้ยาก  และมักจะไม่เห็นด้วยว่าจำเป็นต้องนำ ERP มาใช้อย่างรวดเร็ว ด้วยเหตุนี้จึงทำให้การทำแผนการและการตัดสินใจเพื่อนำ  ERP  มาใช้โดยมีผู้บริหารเป็นผู้นำเกิดขึ้นได้ยาก

• ยุทธศาสตร์ของธุรกิจไม่ชัดเจน

           หากผู้บริหารไม่มียุทธศาสตร์ทางธุรกิจที่ชัดเจนแล้ว การกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายการปฏิรูปโดยการนำ  ERP  มาใช้ก็จะทำได้ยากยิ่งและถ้าปล่อยให้การกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการปฏิรูปมีความไม่ชัดเจน กำกวม ก็จะทำให้ไม่สามารถวางแผนแนวคิดในการนำ ERP มาใช้อย่างเป็นรูปธรรมได้และส่งผลให้การนำ ERP  มาใช้ไม่คืบหน้า

• ไม่สามารถข้ามระบบเก่าขององค์กรได้

          การปฏิบัติงานด้วยการนำ  ERP  มาใช้นั้น  จะต้องไม่ยึดติดกับสถานภาพปัจจุบันของงานที่องค์กรหรือหน่วยงานดำเนินอยู่      และพิจารณาทบทวนตั้งแต่รากฐานจึงมีความจำเป็นที่จะต้องไม่ยึดติดแม้แต่ประสบการณ์ความสำเร็จในอดีต  ดังนั้นจึงมักจะได้รับการต่อต้านจากภายในองค์กร   ฉะนั้นการปฏิรูปโดยการนำ  ERP  มาใช้นั้นถ้าหากคาดหวังว่าจะเกิดจากการสะสมการปรับปรุงจากระดับล่างโดยพนักงานภายในองค์กรเป็นหลัก  จะทำให้การนำ  ERP  มาใช้ไม่สามารถคืบหน้าไปได้

• การทำให้ได้รับผลลัพธ์ที่ดีที่สุด(Optimize)  ทั่วทั้งองค์กรนั้นทำได้ยาก

           การบริหารจัดการโดยการนำ ERP มาใช้นั้น ไม่ใช่การปรับให้มีประสิทธิผลสูงสุดเป็นส่วนๆ    ของแต่ละแผนก/หน่วยงาน แต่จะต้องทำการปรับให้มีประสิทธิผลสูงสุดโดยภาพรวมของทั้งองค์กร และแผนก/หน่วยงาน  นั่นก็คือ จะต้องพิจารณาทบทวนภาระงานและบทบาทของแต่ละหน่วยงาน ดังนั้นในขณะที่สรุปรวมแนวคิดของการนำ ERP มาใช้ อาจจะเกิดการขัดกัน ซึ่งผลประโยชน์หรือเกิดการประทะกันระหว่างแผนก/หน่วยงาน และถ้าหากให้แต่ละหน่วยงานปรับตัวซึ่งกันและกันเองก็จะทำให้ไม่สามารถได้รับผลลัพธ์ที่ดีที่สุดในระดับทั้งองค์กรได้ และทำให้การนำERP   มาใช้ไม่คืบหน้า

• การใช้ ERP package นั้นไม่สามารถให้ความมั่นใจได้อย่างเต็มที่ 

          การนำ ERP มาใช้นั้น สิ่งที่ขาดไม่ได้คือ การใช้ ERP package อย่างไรก็ตามการนำ ERP package สำเร็จรูปจากผู้ผลิตภายนอกมาสร้างระบบสารสนเทศใหม่ที่จะเป็นแกนหลัก ของระบบงานนั้น ซึ่งมักจะได้รับการปฏิเสธจากสายงานและฝ่ายระบบสารสนเทศผลที่ตามมาก็คือผู้ที่เกี่ยวข้องจะยังคงมีความคุ้นเคยและสบายใจที่จะใช้วิธีการพัฒนาในรูปแบบเดิมมากกว่า และหันหลังให้กับการนำ ERP package มาใช้

ที่มา 1. thaiadmin

        2. http://it.egat.co.th/ วันที่ 27 เมษายน 2548

        3. http://www.sirikitdam.egat.com/