ระบบการขายและใบกำกับสินค้าเริมจากการรับการสั่งซื้อจากลูกค้า หรือตงลงใจขายสินค้า ให้ลูกค้า กรณีขายเชื่อจะต้องอาศัยข้อมูลจากระบบบัญชีลูกหนี้ประกอบการอนุมัติหรือออกแบบระบบให้มีโปรแกรมตรวจสอบสถานภาพของลูกค้าหรือลูกหนี้ เพื่อให้ทราบว่าใบสั่งซื้อรายใดที่ต้องพักไว้ก่อน และใบสั่งซื้อจากรายใดที่สั่งขายได้
ใบสั่งซื้อที่ได้รับอนุมัติขายแล้วจะเป็นข้อมูลสิ่งเข้าของระบบ สำหรับการบันทึกการขายสินค้า และเป็นข้อมูลสำหรับตรวจสอบกับใบบิลหรือใบกำกับสินค้า[3]
กระบวนการทำงานของระบบการขาย
1. การเสนอราคา (Quoting)
ในการสร้างใบเสนอราคานั้น เราสามารถเรียกดูข้อมูลต่างๆ จากระบบได้ เช่น
ต้นทุนสินค้า ข้อมูลลูกค้า ทำการปรับเปลี่ยนรายละเอียดสินค้าได้ตามต้องการ
ข้อมูลจะถูกเก็บบันทึกไว้เป็นประวัติ เพื่อใช้ในการติดตามลูกค้า
เมื่อลูกค้ายืนยันคำสั่งซื้อมา ระบบจะแปลงข้อมูลการเสนอราคา เป็นคำสั่งขายได้ทันที
2.
การสร้างคำสั่งขาย
(Sales
Order - SO)
เริ่มจากเมื่อลูกค้ามีความต้องการสั่งซื้อสินค้า
ฝ่ายขายจะตรวจสอบข้อมูลต่างๆ เช่น จำนวนสินค้าคงเหลือ จำนวนสินค้ากำลังผลิต จำนวนสินค้าที่ถูกจอง
หรือข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า เช่น ประวัติการชำระเงิน
เพื่อยืนยันว่าสามารถขายสินค้าให้กับลูกค้ารายนี้ได้หรือไม่
เมื่อมีการตกลงการซื้อขาย ฝ่ายขายจะเริ่มสร้างคำสั่งขาย หากมีสินค้าอยู่ในคลังแล้ว
ระบบจะเข้าไปจองปริมาณให้
แต่ถ้าสินค้าไม่พอระบบจะใช้เป็นข้อมูลสำหรับการวางแผนผลิตต่อไป
3.
การจัดส่งสินค้า
ข้อมูลคำสั่งขายถูกนำมาใช้เป็นข้อมูลการจัดส่งอัตโนมัติ
เจ้าหน้าที่จัดส่งสามารถทราบว่า จะต้องเตรียมสินค้าอะไรบ้าง
และไปหยิบสินค้าจากพื้นที่เก็บได้ และพร้อมพิมพ์เอกสาร เช่น ใบกำกับสินค้า/ใบแจ้งหนี้ได้ทันที
ข้อมูลสินค้าคงคลังจะถูกเปลี่ยนแปลง
ในขณะเดียวกันระบบบัญชีก็จะมีข้อมูลสำหรับการตั้งลูกหนี้อัตโนมัติ [6]
 |
| ภาพที่ 3 กระบวนการทำงานของระบบการขาย[4] |
จากภาพที่ 3 สามารถอธิบายได้ดังนี้ Vendor (ผู้จำหน่าย) จะได้รับใบ Purchase Order
(ใบสั่งซื้อ) มาจากแผนกจัดซื้อ เพื่อทำการสั่งซื้อสินค้า จากนั้น Vendor (ผู้จำหน่าย) จะออกใบเสนอราคา (Sale
Quote) ถ้าแผนกจัดซื้อรับทราบราคาและตกลง Vendor ก็จะทำการออกใบส่งขาย (Sale
Orders) แล้วส่งให้ผู้มีอำนาจลงนาม อนุมัติ
ถ้าตรวจสอบแล้วผ่านจะทำการออกใบ Pick
Slip เป็น 2 ใบ เพื่อหยิบสินค้าในคลังโดยใบที่หนึ่ง Vendor (ผู้จำหน่าย) จะเป็นผู้เก็บเอาไว้เอง ส่วนอีกใบจะส่งให้ Warehouse (คลังสินค้า) ของ Vendor (ผู้จำหน่าย) ทาง Warehouse (คลังสินค้า) จะทำการ copy เพิ่มอีกชุด ชุดแรกจะส่งเพื่อทำการจัดเตรียมสินค้า และเตรียมส่งสินค้าให้แก่ Warehouse (คลังสินค้า) แล้วใบ Pick Slip จะถูกเก็บเข้าแฟ้ม Warehouse (คลังสินค้า) ของ Vendor (ผู้จำหน่าย) ส่วนอีกชุดจะส่งให้แผนกบัญชี
เพื่อออกเป็น Invoice (ใบแจ้งหนี้) ให้ Warehouse (คลังสินค้า) ใช้ตรวจสอบสินค้าต่อไป
[3]http://library.uru.ac.th/bookonline/books%5Cinv2.pdf
[4] http://kpsoft.co.th/Microsoft_Product.html
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น